ملخص الوظيفة:

يقدم الدعم الاداري للمدير وتشمل الاعمال الكتابية العامة وأعمال الاستقبال والأعمال ذات الصلة بالادارة ,و تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام و المدير المباشر فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا, كما يقدم الصورة المهنية اللائقة للشركة من خلال المحادثات التليفونية والمباشرة

المهام الرئيسية :

1. يعد التجهيزات واماكن الاقامة لزوار الشركة
2. يحدث اجندة اعمال المدير
3. يعد ويحدث تقرير نفقات المدير
4. يجيب على المكالمات التليفونية ويحولها للأفراد المختصين
5. يعد وينسق المقابلات والمؤتمرات
6. يقابل ويحيي العملاء والزوار
7. يؤكد الاعمال الكتابية العامة التي تشمل النسخ واعمال الملفات والتعامل مع الفاكس ورسائل البريد
8. يحدث نظام الملفات الالى والورقي
9. ينوب عن المدير المباشر فى حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الأجازات .
10. إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير المباشر
11. إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير المباشر
12. المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
13. إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
14. تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير المباشر
15. تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
16. حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
17. إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
18. إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
19. تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
20. – كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير المباشر طرفاً فيها
21. التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
22. – مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
23. – إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
24. – تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير المباشر و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
25. – التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
26. التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
27. – توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير المباشر و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
28. حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل
29. تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
30. كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب
31. – جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية
32. تطبيق سياسة الشركة و العمل على تحقيق اهدافها.
33. العمل على نظام الشركة.
34. تعبئة المذكرات الخاصة بالإدارة.

المؤهلات المعرفية والمهارية:

1 – حاصل على مؤهل عالى
2- الالمام بتطبيقات الحاسب الالى وآداب الحديث عبر التلفون
3- التعامل الجيد مع اجهزة الحاسب الالى
4- القدرة على تعلم استخدام برمجيات حديثة
5- مهارات تواصل ممتازة
6- القدرة على كتابة 60 كلمة في الدقيقة
7- الاعتناء التام بتفاصيل الموضوعات
8- قدرات تنظيمية ممتازة
9- الحفاظ على سرية المعلومات

المهــارات:

السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)
2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
3- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف
4- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
5- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف
6- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
7- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة .
9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
10- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
12- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
13- القدرة على العمل تحت ضغط نفسى وعصبى.

طريقة التقديم:-

اضغط هنا

ودك يوصلك كل جديد : 

• تابعنا على التيلجرام اضغط هنا

• تابعنا على تويتر اضغط هنا